Una factura de autónomo válida debe incluir número y serie, fecha, tus datos y los del cliente con NIF y domicilio, la descripción del servicio, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA y, si eres profesional y facturas a empresas, la retención de IRPF. Son los requisitos del Real Decreto 1619/2012. Aquí tienes cada dato explicado, un ejemplo completo con números, cómo numerar, cuándo vale una factura simplificada, cómo corregir con una rectificativa y qué cambia con la factura electrónica obligatoria.
Cuándo tienes que hacer factura
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que hagas en tu actividad. Es obligatoria siempre que el cliente sea una empresa o un profesional, cuando el cliente particular la pida para ejercer un derecho fiscal, en exportaciones y entregas intracomunitarias y en algunos otros casos. Con particulares, en actividades como el comercio minorista, puedes emitir factura simplificada.
En cuanto al momento, la factura se emite cuando se realiza la operación. Si el cliente es empresario o profesional, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. También puedes emitir una factura recapitulativa con todas las operaciones del mes a un mismo cliente, dentro del mismo plazo.
Datos obligatorios de una factura completa
| Dato | Qué poner | Error típico |
|---|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Correlativo dentro de cada serie: 2026-001, 2026-002... | Saltos o números repetidos |
| Fecha de expedición | El día en que emites la factura | Confundirla con la fecha de cobro |
| Fecha de la operación | Solo si es distinta de la de expedición | Omitirla en servicios ya prestados el mes anterior |
| Tus datos | Nombre y apellidos, NIF y domicilio | Poner un nombre comercial sin el nombre fiscal |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF y domicilio | Facturar sin NIF del cliente empresa |
| Descripción | Servicio o producto con detalle suficiente, precio unitario sin IVA, descuentos | Conceptos genéricos como «servicios varios» |
| Base imponible | Importe sobre el que se calcula el IVA | Incluir el IVA en la base |
| Tipo de IVA | 21 %, 10 %, 4 % o 0 %, según la operación | Aplicar el 21 % a servicios con otro tipo |
| Cuota de IVA | Base × tipo, en euros | Redondeos mal hechos |
| Menciones especiales | Exenta, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja, régimen especial | No citar el artículo de la exención |
| Retención de IRPF | Si eres profesional y facturas a empresa o profesional: 15 % o 7 % | Aplicarla a particulares o no aplicarla a empresas |
| Total a pagar | Base + IVA − retención | Restar la retención antes de calcular el IVA |
Si todavía no tienes NIF de actividad o epígrafe, empieza por cómo elegir el epígrafe del IAE: de él depende si eres profesional y si aplicas retención.
Ejemplo de factura con IVA y retención
Ejemplo orientativo. Ana es diseñadora gráfica, profesional dada de alta en 2025, y factura a una empresa un diseño de logotipo y una papelería corporativa. Como está en su segundo año de actividad y no ejerció el año anterior al alta, puede aplicar la retención reducida del 7 %:
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Diseño de logotipo | 1 | 700,00 € | 700,00 € |
| Diseño de papelería corporativa | 1 | 300,00 € | 300,00 € |
| Base imponible | 1.000,00 € | ||
| IVA 21 % | 210,00 € | ||
| Retención IRPF 7 % | −70,00 € | ||
| Total a pagar | 1.140,00 € |
Con la retención general del 15 %, el total sería 1.000 + 210 − 150 = 1.060 €. La retención se calcula siempre sobre la base imponible, no sobre el total con IVA. El cliente ingresa esa retención en Hacienda con su modelo 111 y tú la restas en tu modelo 130 o en la renta. El IVA de 210 € lo declaras en tu modelo 303.
Cómo numerar tus facturas
- La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni duplicados.
- Puedes usar series distintas por año, por establecimiento o por tipo de operación (por ejemplo, 2026-A para España y 2026-B para el extranjero), siempre que cada una sea correlativa.
- Las facturas rectificativas van en una serie específica, separada de las ordinarias (por ejemplo, R2026-001).
- No puedes borrar ni reutilizar un número. Si te equivocas, emites una rectificativa. Con Verifactu cada factura quedará encadenada y los borrados se detectarán.
- Puedes empezar la numeración cada año desde 1 si incluyes el año en la serie.
Factura simplificada: cuándo puedes usarla
La factura simplificada (el antiguo tique) se puede emitir cuando el importe no supera 400 € con IVA incluido, cuando es una factura rectificativa o, hasta 3.000 € con IVA incluido, en actividades como ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquerías, aparcamientos o servicios de revelado, entre otras que enumera el reglamento.
Lleva menos datos: número y serie, fecha, tu NIF y nombre, descripción, tipo de IVA (o la expresión «IVA incluido») y total. Si el cliente es empresario y quiere deducirse el IVA, debe constar además su NIF y domicilio, y la cuota desglosada. La comparativa completa está en factura simplificada o completa.
Factura rectificativa: cómo corregir un error
Si una factura tiene un error en los datos obligatorios o cambia el importe (devoluciones, descuentos posteriores, operaciones canceladas o impagos en los casos que permite la ley), no la modificas: emites una factura rectificativa. Debe indicar que es rectificativa, su número de serie específica, la referencia a la factura que corrige, el motivo y los importes corregidos. Puede rectificar el importe total (por sustitución) o solo la diferencia.
El plazo para emitirla es de cuatro años desde que se devengó el impuesto o se produjeron las circunstancias que la justifican. La diferencia de IVA se declara en el modelo 303 del trimestre en que emites la rectificativa.
Facturas sin IVA y menciones obligatorias
| Caso | Qué poner en la factura | IVA |
|---|---|---|
| Actividad exenta (por ejemplo, asistencia sanitaria) | «Operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.3.º de la Ley 37/1992» (cita el apartado que corresponda) | Sin IVA |
| Servicio a empresa de otro país de la UE | NIF-IVA del cliente y «Inversión del sujeto pasivo» | Sin IVA español; lo declara el cliente |
| Servicio a cliente de fuera de la UE | Mención de operación no sujeta por reglas de localización | Normalmente sin IVA español |
| Obras con inversión del sujeto pasivo | «Inversión del sujeto pasivo» y artículo aplicable | Lo declara el cliente |
| Régimen especial del criterio de caja | «Régimen especial del criterio de caja» | Con IVA, se declara al cobrar |
Para facturar a otros países de la UE con inversión del sujeto pasivo tienes que estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Lo explicamos en IVA e IRPF si facturas al extranjero.
Cómo hacer tu factura paso a paso
- Elige la herramienta: un programa de facturación adaptado a Verifactu, la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria o, mientras sea admisible, una plantilla.
- Configura tus datos fiscales: nombre completo, NIF, domicilio y, si quieres, logo y forma de pago.
- Crea la serie y el número siguiente al de tu última factura.
- Añade los datos completos del cliente, con NIF y domicilio.
- Describe los servicios o productos con precio unitario sin IVA y aplica el tipo de IVA correcto.
- Si eres profesional y el cliente es empresa o autónomo, aplica la retención del 15 % (o del 7 % si te corresponde) sobre la base.
- Añade las menciones especiales si la operación está exenta o lleva inversión del sujeto pasivo, revisa el total y envíala.
- Anótala en tu libro registro de facturas emitidas y guarda una copia.
Factura electrónica obligatoria entre empresas: fechas confirmadas
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas («Crea y Crece») estableció que todas las empresas y autónomos tendrán que expedir, enviar y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales, e informar del estado de pago. Su desarrollo ya está aprobado: el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE del 31 de marzo de 2026), y la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE del 5 de octubre de 2026), que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria y entró en vigor el 6 de octubre de 2026.
| Fecha | Quién | Obligación |
|---|---|---|
| 6 de octubre de 2027 | Empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros | Emitir, enviar y recibir facturas electrónicas e informar del estado de facturas y pagos |
| 6 de octubre de 2028 | Resto de empresas y profesionales, incluidos autónomos | Emitir, enviar y recibir facturas electrónicas (las sociedades, además, informar del estado) |
| 6 de octubre de 2029 | Personas físicas (autónomos) y entidades en atribución de rentas | Informar del estado de facturas y pagos |
Afecta solo a las facturas entre empresas y profesionales: a los clientes particulares les podrás seguir dando la factura en papel o en PDF. Un PDF enviado por email no será una factura electrónica a estos efectos: se exigirá un formato estructurado. La Agencia Tributaria ofrecerá una solución pública gratuita para emitir y recibir estas facturas.
Errores frecuentes al facturar
- Facturar sin estar dado de alta. Primero el alta en Hacienda y en la Seguridad Social: tienes los pasos en la guía para darte de alta como autónomo.
- Aplicar retención a particulares o a clientes extranjeros. La retención solo procede si el cliente es empresa o profesional en España.
- Olvidar el NIF del cliente o el domicilio en facturas a empresas.
- Emitir la factura con fecha de cobro y no de la operación.
- Cambiar números o borrar facturas en lugar de emitir rectificativas.
- No conservar las facturas. Debes guardarlas durante el plazo de prescripción fiscal (cuatro años) y, como empresario, la normativa mercantil exige conservar la documentación seis años.
- Ignorar Verifactu: revisa las fechas en Verifactu para autónomos.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos son obligatorios en una factura de autónomo?
Número y serie, fecha de expedición, nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio tuyos y del cliente, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, fecha de la operación si es distinta y, cuando corresponda, la mención de exención o inversión del sujeto pasivo y la retención de IRPF.
¿Qué retención tengo que poner en mis facturas?
Si eres profesional y facturas a empresas o autónomos en España, el 15 % sobre la base imponible. El año de inicio y los dos siguientes puedes aplicar el 7 % si no ejerciste actividad profesional el año anterior. A particulares y a clientes extranjeros no se aplica retención.
¿Puedo hacer una factura sin estar dado de alta como autónomo?
No. Para facturar necesitas estar dado de alta en el censo de Hacienda con el modelo 036 y, si la actividad es habitual, en la Seguridad Social. Facturar sin alta puede acarrear sanciones y el pago de las cuotas atrasadas con recargo.
¿Cómo se numeran las facturas?
De forma correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni duplicados. Puedes usar varias series, por ejemplo una por año, y las facturas rectificativas deben ir en una serie específica. Si te equivocas no borras la factura, emites una rectificativa.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica para autónomos?
Según la Orden HAC/1028/2026, los autónomos tendrán que emitir, enviar y recibir facturas electrónicas con otras empresas y profesionales desde el 6 de octubre de 2028, y desde el 6 de octubre de 2029 informar del estado de pago. Con particulares no será obligatoria.
¿Una factura en PDF es una factura electrónica?
Hoy un PDF enviado por email se admite como factura si el cliente lo acepta. Pero para la factura electrónica obligatoria entre empresas se exigirá un formato estructurado que pueda procesarse automáticamente, por lo que un PDF no bastará a partir de las fechas de obligatoriedad.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Como mínimo durante el plazo de prescripción fiscal, cuatro años desde que termina el plazo de presentación de la declaración correspondiente. Como empresario, la normativa mercantil exige conservar libros y documentación seis años.