Manual práctico de autoempleo 2018

4.2 Obligaciones Contables.

El Código de Comercio establece que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a  la  actividad  de  su empresa,  que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

Además, los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, facturas u otros justificantes por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad, así como conservar copia  o  matriz  de  aquellos.  Siendo  también  de obligación, conservar las facturas y justificantes recibidos. Esta cuestión se regula en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido

Toda factura y sus copias contendrán los datos y requisitos siguientes:

  • Número y, en su caso, serie. Fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor y del destinatario.
  • NIF del obligado a expedir la factura y, en determinados casos, del destinatario.
  • Domicilio del expedidor y del destinatario salvo, en este último caso, si se trata de un particular.
  • Descripción de las operaciones y datos necesarios para determinar la base imponible y su importe.
  • Tipo impositivo.
  • Cuota tributaria.
  • Fecha de la operación si es distinta de la de expedición de la factura.

La factura electrónica es un documento tributario  generado por medios informáticos  en  formato  electrónico,  que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

Para enviar facturas electrónicas es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal  o  escrito.  En cualquier momento  el  destinatario  que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al  proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente. Se puede utilizar  la  facturación  telemática  con sólo  parte de los clientes. También se pueden emitir facturas en papel y telematicamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.

El destinatario tiene que conservar de forma ordenada, en el mismo formato y soporte original en el  que éstas  fueron remitidas, las facturas y permitir el acceso. Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar  por  convertirlas  y  conservarlas en formato  electrónico (conversión  de papel a  digital), así como, si se han recibido facturas en formato electrónico, el  destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato  papel (Conversión  de digital a papel).

Aquellos empresarios que se encuentren sujetos a la Estimación Objetiva en IRPF y por tanto al Régimen Especial Simplificado  de  IVA,  los cuales representan buena parte del Sector Servicios de la pequeña y mediana empresa, no tienen obligación de emitir factura, a no ser que se la solicite el cliente.

Para importes inferiores a 3.000 €, se puede admitir la emisión de tickets, que debe de reunir los siguientes requisitos:

  • Número y Serie.
  • Datos del expedidor: N.I.F. o C.I.F, nombre o razón social completa.
  • Tipo impositivo de IVA, o la referencia de “ IVA incluido “.